Organizar os Processos e Rotinas da empresa é fundamental para alavancar resultados e maximizar a qualidade dos produtos e serviços entregues.
Quando uma empresa se estrutura, os processos são criados e, em boa parte, executados pelos gestores / fundadores. Com o crescimento do negócio, a estrutura aumenta e parte dos Processos e Rotinas são absorvidos e adaptados por todos que fazem parte da equipe de trabalho. É nesse momento que tudo merece uma atenção!
Pessoas possuem conhecimentos, experiências profissionais diferentes. Ao executar suas atividades, por mais que recebam orientações, acabam moldando suas tarefas em função de sua bagagem profissional. Isso não é ruim, pelo contrário, pode ser muito bom pois pode agregar um conhecimento prévio adquirido em outros momentos. O problema é que, eventualmente, pessoas diferentes em funções semelhantes podem realizar suas atividades sem um padrão, o que irá impactar os resultados e variar a qualidade de entrega final. Na revisão / registro dos Processos, temos a oportunidade de reunir tudo aquilo que cada colaborador faz de melhor e compartilhar com todos, unificando / potencializando as atividades e garantindo sempre uma entrega de excelência.
Outra oportunidade que a organização de Processos e Rotinas traz é facilitar a movimentação de pessoas. Quando um colaborador parte para assumir outras funções, ter o registro dos Processos, Rotinas, suportados pelas Instruções de Trabalho e documentos necessários para realização das atividades, como Formulários Oficiais, irá agilizar a absorção do conhecimento das novas funções, além de manter o padrão de qualidade já validado pela empresa. Claro que essas movimentações também podem agregar melhorias nos Processos existentes, nesse momento vale reavaliar o que acontece e agregar o que for positivo.
Mas vamos voltar a um dos pontos mais importantes na organização dos Processos e Rotinas, que é o impacto nos resultados. Eles são alavancados especialmente por 2 razões:
1 – Ao longo do trabalho, são identificadas oportunidades de redução de energia e tempo para a realização das atividades, o que reflete diretamente na redução de custos.
2 – Com a implementação de Rotinas específicas, em especial definição de metas e acompanhamento de resultados, conseguimos orientar todas as pessoas envolvidas para o atingimento de objetivos comuns. O monitoramento de resultados, também previsto na organização dos processos e rotinas, irá ajudar a empresa a corrigir eventuais rotas ao longo do tempo, dando a oportunidade para a recuperação dos resultados antes do final dos ciclos.
São vários os benefícios quando uma empresa organiza seus Processos e Rotinas, impossível falar tudo nesse BLOG. Caso queira entender mais sobre como o seu negócio pode se beneficiar, refletindo especificamente sobre a sua realidade, vem falar com a gente!
Além de experiência comprovada pelos projetos implementados em empresas conceituadas, nós da Blue Note Marketing somos especialistas nas atividades comerciais, o que envolve estruturas de Marketing, Vendas e áreas afins.
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